Un documento recoge un acto o hecho realizado por una institución o por una persona, ya sea física, jurídica, pública o privada. Este acto o hecho se recoge en un soporte.
La información posee un alto valor, puesto que la toma de decisiones y la labor operativa de la organización con mayor eficiencia y eficacia, sirve de evidencia de su propia gestión Se determina las obligaciones, condiciones, medios y procedimientos a través de las que se garantizará el acceso de toda persona a la información
Garantizan la preservación de la documentación administrativa para ser considerada testimonio fehaciente de las actividades.
Proforma
En estos casos, la factura proforma sirve como documento justificativo para la solicitud de algunos de los supuestos comentados anteriormente. Los datos a consignar en una factura comercial son básicamente los que se especifican en la factura comercial:
- Fecha, nombres y razones comerciales de vendedor y comprador.
- Denominación precisa y cantidad de mercancía.
- Precio unitario y cantidad de mercancía.
- Forma y condiciones de pago.
- Términos de entrega de la mercancía.
- No es necesario que estén firmadas
Voucher
Documento que acredita el pago de un producto o de un servicio y que puede intercambiarse, llegado el momento, por aquello que se adquirió. Un voucher, en este sentido, también puede ser cedido a otra persona: es decir, alguien contrata el servicio o compra el producto y luego le obsequia el voucher correspondiente a otro sujeto para que este último haga uso del mismo.
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